Quiénes están obligados a facturar electrónicamente

La respuesta corta: si vendes bienes o prestas servicios, lo más probable es que estés obligado. Las excepciones existen, pero son menos de las que la gente cree, y varias personas que se creen exceptuadas ya no lo están.

La regla general

En Colombia, quienes están obligados a facturar deben hacerlo electrónicamente. Esto cubre a la gran mayoría de comerciantes, profesionales independientes que prestan servicios y empresas de todo tamaño.

La obligación no depende de que seas grande o pequeño, ni de si eres persona natural o jurídica. Depende de si ejerces una actividad que genera la obligación de facturar.

Quiénes están exceptuados

Existe un grupo de sujetos no obligados a facturar. Los casos aplicables son ⚠ verificar: listado vigente de sujetos no obligados a expedir factura.

Dos precisiones que suelen sorprender:

No estar obligado no significa que no puedas facturar. Muchos no obligados solicitan facturar voluntariamente porque sus clientes empresariales lo exigen para poder soportar sus costos.

Aunque tú no estés obligado, tu comprador sí tiene que soportar la compra. Ahí es donde entra el documento soporte: si le vendes a una empresa y tú no facturas, esa empresa debe emitir un documento soporte para poder deducir esa compra. Lo explicamos en qué es el documento soporte.

Qué documento le corresponde a cada quien

| Situación | Documento | |---|---| | Venta a otra empresa o a quien pide factura | Factura electrónica de venta | | Venta al consumidor final, por debajo del tope | Documento equivalente (tiquete POS) | | Venta al consumidor final, por encima del tope | Factura electrónica de venta | | Compra a alguien no obligado a facturar | Documento soporte (lo emite el comprador) | | Pago de salarios a empleados | Nómina electrónica | | Corrección o reversión de una factura | Nota crédito o nota débito electrónica |

El tope del documento equivalente lo detallamos en documento equivalente POS.

El error más común: creer que el régimen te exime

Muchos comerciantes pequeños asumen que por ser "régimen simplificado" (figura que además ya no se llama así) no tienen que facturar. Esa suposición ha costado sanciones.

El régimen tributario y la obligación de facturar son cosas distintas. Puedes estar en un régimen simplificado de impuestos y aun así estar obligado a expedir factura electrónica. Si tienes dudas sobre tu caso, la fuente correcta es tu RUT y tu contador, no lo que se comenta entre colegas.

Cómo saber tu situación exacta

1. Revisa tu RUT. Las responsabilidades inscritas ahí definen tus obligaciones. Es el documento que manda.

2. Confirma con tu contador. Es una pregunta de cinco minutos para alguien que conoce tu actividad, y despeja el asunto con certeza.

3. Verifica en el portal de la DIAN si ya estás habilitado como facturador electrónico.

Preguntas frecuentes

Soy persona natural con un negocio pequeño. ¿Me aplica? Muy probablemente sí. Lo desarrollamos en cómo facturar siendo persona natural.

Vendo solo por redes sociales, sin local. ¿También? La obligación depende de la actividad, no del canal. Vender por Instagram o por WhatsApp no cambia nada.

¿Desde cuándo aplica en mi caso? Los calendarios de implementación se definieron por grupos y por tipo de documento. La fecha que te corresponde es ⚠ verificar: calendario de implementación aplicable según tipo de obligado y tipo de documento.

Si no facturo, ¿qué riesgo corro? Sanciones por no expedir factura y el rechazo de costos para tus compradores empresariales, lo que en la práctica te saca del mercado corporativo. El detalle sancionatorio es ⚠ verificar: régimen sancionatorio por no expedir factura.